Schluß mit Zettelwirtschaft!
Kennt ihr hotelkit ?
Ich kannte es bis vor einigen Tagen nicht, habe es mir aber in einer Online- Präsentation vorstellen lassen. Es ist ein einfaches Tool zur Unterstützung von Kommunikation und Organisation im Hotel.
Wurde eigentlich auch Zeit, dass jemand die Idee hat, bewährte Vorzüge von Facebook und Outlook in ein Hoteltool zu integrieren, was Übergabe- und Reparaturbücher ersetzt, Aufgaben mit Termin und Verantwortlichkeit in einem digitalen Kalender nachhält sowie Innovationsforum und Sammelbecken für definierte Hotelstandards ist.
Ein Vorteil des Tools, nämlich in die Kommunikation des Teams eingebunden ohne anwesend zu sein, war 2012 der eigentliche Beweggrund von Marius Donhauser, CEO von hotelkit und selbst GM eines Stadthotels in Salzburg, diese Software zu entwickeln.
Einige Features im Detail
hotelkit ist cloud-basiert, wird also nicht in die lokale IT-Infrastruktur integriert. Das Programm kann vom Desktop PC bedient werden. Ein breiteres Anwendungsspektrum ist jedoch mit der Smartphone App möglich, weil dadurch auch der mobile Einsatz gewährleistet wird.
- Übergaben
– Klassische Übergabebücher oder Zettel werden bei hotelkit digital dargestellt. Wer die Übergabe in hotelkit gelesen hat, kann nachvollzogen werden. „Davon wusste ich nichts“ gilt nicht mehr. Übergaben können auch vom GM oder anderen festgelegten Personen eingesehen werden, die so Informationen über aktuelle Pricing Strategien, VIP bzw. Gästewünsche oder den Bearbeitungsstatus von Aufgaben in den Abteilungen erhalten.
- Reparaturen
– Ausgedruckte Excellisten für den Techniker können ersetzt werden, was Kommunikationswege zwischen Technik, Housekeeping und FO verkürzt. In die digitalen Reparaturlisten integrierte Fotodokumentationen (Nutzen der Smartphone App) tragen zur Verdeutlichung der technischen Mängel bei.
- Aufgaben
– Statusberichte und Reminder bei Nichterledigung sind möglich. Wiederkehrende Aufgaben wie beispielsweise „jeden Montag den Müll raus stellen“, „Notausgänge monatlich kontrollieren“, „Blumen gießen“ können von einem definierten Personenkreis eingesehen und nachgehalten werden.
- Kalender / Ideen
– Urlaubsübersichten und Geburtstagslisten sowie wichtige Ereignisse (z.B. Bauarbeiten im Hotel) für das ganze Team oder Teamkreise können in hotelkit dargestellt werden. Darüber hinaus wird Mitarbeitern im Info- Bereich eine Plattform angeboten, um Ideen einzubringen, die diskutiert oder validiert werden können.
Anwendung
Mitarbeiter loggen sich 2-3 x am Tag in ihr Dashboard ein und werden dort über ihre individuellen Aufgaben informiert.
Support
Schon in den ersten Emails, die ich mit CEO Marius Donhauser und der Account Managerin Manuela Pöllmann wechsle, wird für mich deutlich, warum die Firma gutes Feedback im Bereich support bekommt.
Es sind Hoteliers am Werk, die offen für neue Ideen sowie schnell, freundlich und verbindlich in Ihrer Kommunikation sind.
Manuela, die selbst aus der Hotellerie kommt und seit 3 Jahren als Account Managerin zuständig für die Betreuung und Schulung der Kunden ist, bemerkt am Rande unseres Telefonats eine Zahl die mich beeindruckt: 98% der Kunden, die hotelkit in ihrem Hotel eingeführt haben, sind der Software treu geblieben.
Voraussetzungen
Die hotelkit- Software kann von kleinen privaten Hotels genauso genutzt werden, wie von großen Kettenhotels (das derzeitige Kundenportfolio kann auf hotelkit.net inkl. Testimonials von Hoteliers eingesehen werden).
Mit hotelkit connect können darüber hinaus auch mehrere Hotels (Multi- Property- Lösung) in das User- Netz eingebunden werden und so miteinander kommunizieren.
Kosten
Die Kosten sind abhängig von der Zimmeranzahl des Hotels und Anzahl der Nutzer. Genaueres können Interessierte direkt bei hotelkit erfragen.
Meinung von Anwendern
Die Grimm’s Hotels aus Berlin hatten schon vor einem Jahr von hotelkit aus der AHGZ erfahren. Sie wenden das Tool für ihre beiden Hotels als Einzel- und übergreifend als Multi- Property Lösung an. Frau Anke Wenzel-Preljevic, Direktorin des Grimm’s Potsdamer Platz, die hotelkit mit ihrem Team seit Oktober 2015 nutzt, äußert sich mir gegenüber positiv. Besonders die Übergabe- und Aufgabenfunktion würde sinnvoll sein und oft im Hotel verwendet. Junge Mitarbeiter arbeiten zwar häufiger mit der Anwendung als ältere Kollegen aber insgesamt hätte das Tool eine gute Akzeptanz gefunden, so dass manche Mitarbeiter sich auch von zu Hause über ihr Smartphone einloggen.
Fazit
Die Eindrücke, die ich von hotelkit habe, wurden durch die Online Präsentation geprägt, an der ich teilgenommen habe und dem Telefonat mit Frau Wenzel-Preljevic, die mir über die Anwendung des Tools in der Praxis berichtet hat.
Für mich ist hotelkit ein Tool was für die Mitarbeiter aber auch für die Hotelleitung offensichtlich einen Mehrwert bieten kann.
Sind Mitarbeiter gewillt sich auf diese „neue“ Form der Kommunikation einzulassen, kann hotelkit die abteilungsübergreifende Kommunikation unterstützen und Informationen schneller verfügbar machen.
Für die Hotelleitung kann hotelkit ein Tool zur Förderung der Kreativität im Team sein sowie es erleichtern, Aufgaben zu verteilen und deren Abarbeitung nachzuhalten.