Mit dem Tagungskonfigurator Mitarbeiter entlasten. Eventmachine meeting geht an den Start.

Als Florian mir neulich am Telefon sein Startup Eventmachine meeting vorstellte, fand ich die Idee dahinter echt gut. Es geht darum, dass immer mehr Kunden ihre Anfragen nicht an ein Hotel oder Tagungsort senden, sondern gleich an 20 oder 50. Das ziemlicher Aufwand hinter der Erstellung jedes einzelnen Angebots dieser 20-50 Veranstaltungsorte steckt, findet dabei keine Berücksichtigung. Es kostet Zeit ein Angebot zu erstellen, vernünftig zu formatieren und die Abstimmung mit dem Kunden vorzunehmen und oft ist bei diesen Massenabfragen die Wahrscheinlichkeit sehr gering, dass es zur Buchung kommt. Aus dieser Erkenntnis heraus und mit der Erfahrung, die er mit seiner Hamburger Tagungsagentur gesammelt hat, bringt Florian Zelfel nun seinen Tagungskonfigurator Eventmachine meeting auf den Markt. Wie funktioniert Eventmachine meeting und für wen ist das was? Eventmachine meeting ist die erste schlüsselfertige Lösung zur Konfiguration von Tagungen und zur automatisierten Erstellung von Angeboten. Der Konfigurator läuft direkt auf der Website des Anbieters, also des Hotels oder der Location. Nahtlos eingebettet, und natürlich im eigenen Design. Die Tagungskundin kann sich erstmalig auf der eigenen Webseite des Hotels ihr komplett individuelles Meeting selbst zusammenstellen. Und zwar auf ganz spielerische und intuitive Art und Weise - egal ob es sich um eine einfache Besprechung oder eine komplexere, mehrtägige Veranstaltung inklusive Rahmenprogrammen handelt. Natürlich nutzt auch das Sales Team den Konfigurator und verschickt in Echtzeit Angebote, während die Kundin vielleicht sogar noch am Telefon ist. Toll gestaltet, mit allen Details und immer korrekt gerechnet. Was ist die Vorgeschichte von Eventmachine meeting und wie ist der Status Quo? Der Druck in der MICE-Branche ist enorm. Immer mehr Häuser werden für die gleiche Veranstaltung angefragt, immer mehr Angebote müssen geschrieben werden. Die Realisierungsquote sinkt, egal wie motiviert die Mitarbeiter sind. Das ist doch betriebswirtschaftlicher Wahnsinn! Um dieser Bürokratielawine entgegenzuwirken, hatten wir bereits zusammen mit einer Softwareschmiede aus dem Silicon Valley einen Konfigurator für Firmenevents entwickelt. Daraufhin kamen schnell Anfragen von Hotels, auf Ihrer eigenen Website einen eigenen Tagungskonfigurator haben zu wollen. Für unseren CTO Peter Warren und mich war es nur konsequent, eine „first-of-its-kind“-Lösung speziell für den MICE-Markt zu entwickeln. Eventmachine meeting ist die schlüsselfertige Antwort zur radikalen Optimierung des Tagungsverkaufs für alle Anbieter von Meetings. Was sind deine besten Verkaufsargumente? Wir wissen, dass sich die Ansprüche durch das Internet verändert haben. Interessenten erwarten jederzeit sofortige Ergebnisse. Nicht ein oder zwei Tage später. Eventmachine meeting verschickt Angebote blitzschnell - 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. Eventmachine meeting generiert zudem qualifizierte Anfragen und wertvolle Leads. Auch wenn das Bankettbüro längst geschlossen oder die Mitarbeiter schon im Wochenende sind. So sind unsere Kunden der Konkurrenz immer einen Schritt voraus und sitzen nicht mit leeren Händen da, wenn die Erstoption wieder einmal geplatzt ist. Eventmachine meeting ist obendrein ein top Verkäufer: Unser Tool schlägt immer die passenden Optionen vor, sorgt für Upsales und rechnet immer präzise. Die Mitarbeiter werden entlastet und können sich wieder um das Wesentliche kümmern - ihre Kunden. Wieso sollten Tagungsangebote im Zeitalter der Digitalisierung noch immer per Hand geschrieben werden? Wie stehst du zu eurer Preisgestaltung? Wir haben uns bewusst für ein einfaches Preisschema mit günstigen Monatspreisen entschieden. Wir berechnen keine Provision, unsere Kunden zahlen keine Einrichtungsgebühr und sie müssen nicht in ihre eigene IT Infrastruktur investieren. Zudem bleiben unsere Kunden dank unseres „Pay as you go“-Modells immer absolut flexibel. So kann jeder eventmachine meeting ohne Risiko ausprobieren und selbst herausfinden, wieviel Spass es auf einmal macht, Meetings auf der eigenen Website zu konfigurieren. Wie bereitest du dich darauf vor euer Produkt zu launchen und zu vertreiben? Wir sind bereits in die Beta-Phase gestartet! Unser Demo-Tagungskonfigurator ist auf www.eventmachine.xyz live gegangen und kann jederzeit kostenfrei getestet werden. Die Resonanz der Presse und die Reaktionen der Hotels und Venues zeigen uns, dass ein echter Mehrwert gesehen wird! Kannst du ein paar Sachen zu der Entwicklung im MICE Markt sagen. Was tut sich da gerade, auch was Software und Startups angeht? Ich finde es toll, wie umfassend das Thema Digitalisierung aktuell in der Fachpresse besprochen wird! Smarte Apps, Automatisierung und Dienstleistungen aus der Cloud werden auch im MICE-Markt viele Möglichkeiten eröffnen. Wer jetzt offen für Neues ist und nicht in Schubladen denkt, wird von der zunehmenden Geschwindigkeit profitieren. Wer jetzt die Digitalisierung für sich nutzt, wird einen klaren Wettbewerbsvorteil haben. An wem orientierst du dich / ihr euch? Ausschlaggebend sind für uns ausschliesslich unsere Nutzer. Eventmachine meeting entwickelt sich permanent weiter. Das ist einer der grossen Vorteile von SaaS-Lösungen. Wir fügen permanent neue Features hinzu, wenn dies die Prozesse unserer Kunden optimiert. Und wir hören immer auf das Feedback der Nutzer, um die User Experience kontinuierlich zu verbessern.

Was sind deine Wünsche? Es wäre toll, wenn alle Anbieter von Tagungen Eventmachine meeting einfach einmal ausprobieren würden. Nur so kann jedes Hotel und jede Location für sich selbst feststellen, wie es sich anfühlt, Meetings online selbst zusammenzustellen. Florian, danke für deine Antworten, viel Erfolg und toi, toi, toi. Credits: Bilder von Eventmachine meeting mit freundlicher Genehmigung.