Cloud PMS – wie geht das und was bringt das?

Astrid Neumann, Head of Marketing bei hetras beantwortet diese sehr technischen Fragen erfreulich untechnisch. Astrid, danke für deine Zeit. Kannst du euer Unternehmen vorstellen? hetras ist eine cloud-basierte Hotelmanagement Software. Wir lösen damit traditionelle Systeme ab und können Tools und Schnittstellen schneller anbinden als man es von einem herkömmlichen PMS kennt. Die Bedürfinsse der Hoteliers ändern sich und deswegen wird es immer wichtiger über Produkte, wie die von hetras nachzudenken. Ganz besonders sichtbar wird es im Bereich Revenue Management, wo es Ziel ist, Vorgänge zu automatisieren und Prozesse zu optimieren. Wie muss ich mir das im Detail vorstellen? Zunächst einmal heißt „cloud-basiert“, dass du keine Hardware Installation oder Wartung hast. Du kannst mit jedem mobilen Endgerät die Software bedienen, egal wo du bist. Darüber hinaus bieten wir eine integrierte Online Distribution, sprich Channel Manager (Verwaltung von Vertriebskanälen) und IBE (Internet Booking Engine) an. Dann gibt es Mobile Apps, die man von uns oder von anderen Anbietern über unsere offene API (Schnittstelle) andocken kann und letztendlich noch die Möglichkeit, eine 2-Wege-Schnittstelle zu GDS-Systemen einzurichten. Verfügbarkeit und Preise werden an den Channel Manager weitergegeben. Reservierungsdaten (wie z.B. Gastprofile und Aufenthaltsdauer) werden automatisch in hetras eingespielt. Das hat positive Auswirkungen auf die Datenanalyse, was ein wichtiger Punkt für viele Hoteliers ist. Du kannst deine Gäste viel zielgerichteter ansprechen, wenn du ihre Daten auswertest. Im Idealfall hast du dann noch ein Produkt, was dir Preisempfehlungen für dein Revenue Management gibt. Auch das kannst du über hetras anbinden.

Braucht man dann überhaupt noch Revenue Manager? Absolut. Du brauchst jemanden, der das ganze überwacht und Entscheidungen des Systems in Frage stellt. Preisempfehlungen fußen auf historischen Daten und werden bei einigen Anbietern für die kommenden 365 Tage vorgenommen. Ob du dann letztendlich das Zimmer für 10 Euro mehr verkaufst, so wie es das System empfiehlt, muss von einem Revenue Manager kontrolliert werden. Das Ziel ist eine optimale Preisstrategie zu entwickeln. Den Mitarbeitern in den Hotels soll die Arbeit erleichtert werden, so dass sie sich auf ihre Kernaufgabe konzentrieren können, das Hotel bestmöglich zu verkaufen. Wenn ich jetzt schon einen Channel Manager oder eine IBE im Hotel habe und damit zufrieden bin. Kann ich hetras dann trotzdem nutzen? Sind die Systeme kompatibel? Du kannst hetras als PMS nutzen und im Idealfall haben wir bereits eine Schnittstelle zu den von dir bereits genutzten Systemen. Wenn nicht, dann schauen wir, dass wir die Schnittstelle herstellen. Das passiert dann in deinem Interesse und im Interesse von hetras. Je mehr Schnittstellen wir zu bestehenden Komponenten der Hoteliers haben, desto flexibler können wir auf Kundenanfragen reagieren. Mittlerweile decken wir jedoch schon eine ziemlich breite Palette ab und passen uns an die individuellen Kundenbedürfnisse an. Was ist die Hauptmotivation eurer Kunden an euch heranzutreten? Der Großteil will sich innovativ aufstellen und mit der Zeit gehen. Sie hören und merken, dass man verschiedene Abläufe automatisieren, erleichtern und dadurch auch intensiver auf die Gäste eingehen kann. Jeder Hotelier kennt die Möglichkeit und die Vorzüge einen Flug über eine App zu buchen. So zieht er dann Vergleiche und schaut, was davon auch im Hotel möglich ist. Die mobile Gastreise, d.h. online Zimmerreservierung und mobile Check-in sind problemlos in einem Hotel umzusetzen und dies sind auch für viele Business Reisende Argumente, ein Hotel zu buchen. Warum sollte sich ein Hotelier dem verschließen? Wie sieht es mit individualisierter Gastanprache per Mail aus, z.B. für Pre- oder Post Stay Kommunikation? Ja, das ist alle möglich. Hier eine kurze Übersicht:

• Pre Stay: Buchungsbestätigung, Nachtragung der Kreditkarteninformation, Vorabausfüllung der Meldescheinangaben, Upgrades, Online Check-in, online Zimmerauswahl
• Post Stay: Rechnungsversand, Goodbye Email, Up-Selling Email

Für das Angebot zielgruppenfokussierter Marketingmaßnahmen schließen wir uns mit Partnern zusammen. Revinate beispielsweise macht Surveys (Bewertungsumfragen), die dann bei Tripadvisor hochgeladen werden können oder kümmert sich auch um Marketingmaßnahmen, die du zielgerichtet aussteuern kannst. Grundsätzlich ist es aber so, dass Tanja Baier (tanja.baier@hetras.com), die bei uns im Sales tätig ist, mit interessierten Hoteliers eine Bestandsaufnahme der Bedürfnisse macht. Von da an wird dann zusammen mit dem Kunden evaluiert, welche Lösungen am meisten Sinn machen. Jedes Hotel legt seinen eigenen Schwerpunkt. Der eine will eine tiefgehende Datenanalyse, der Nächste möchte bei Tripadvisor eine bessere Platzierung erreichen, der Dritte will sein Revenue Management optimieren und wieder ein Anderer möchte mit einer zielgerichteten Marketingkampagne seine Direktbuchungen steigern. Weitere Faktoren wie Budget oder generell die Bereitschaft der Kunden, bestimmte Dinge überhaupt umsetzen zu wollen spielen hier natürlich auch eine große Rolle. Wir sind da sehr flexibel und lassen uns auf jeden Kunden individuell ein. Welche Kunden bedient ihr? Ursprünglich haben wir mit „New Generation Hotels“ angefangen z.B. Ruby Hotels in Wien. Im Moment sprechen wir Hotels ab 80 Zimmern und mittlere Hotelketten an. Für kleine und Individual Hotels haben wir derzeit leider noch keine Softwarelösung, die wir anbieten können. Für kommendes Jahr arbeiten wir aber an einer Lösung für kleinere Hotels, weil gerade auch aus dem Bereich viel Nachfrage kommt. hetras Hotel Management Software hat derzeit Kunden in 15 europäischen Ländern. Wir haben ca. 100 Hotels die hetras PMS nutzen. Dazugekommen ist kürzlich eine Kette mit 28 Hotels. Unsere 42 Mitarbeiter, die in München und Zell am See in Österreich arbeiten, bestehen aus 15 Nationen. Uns ist es wichtig, dass wir ein internationales Team sind. Wie bist du zu hetras gekommen? Ich habe einen Marketing Background und die letzten Jahre freiberuflich als Social Media Manager gearbeitet. Ich wollte gern wieder in einem festen Team arbeiten und so bin ich über eine Stellenanzeige bei hetras gelandet, was mein erstes SaaS (Software as a Service) Unternehmen ist. Mich interessiert das Produkt, weil ich es sehr innovativ und spannend finde. Grundsätzlich mag ich das Internationale bei hetras und ich habe flexible Zeiteinteilung. Ich kann z.B. Home Office machen und auf meine Kinder parallel aufpassen. Wir haben bei hetras große Freiheiten, bringen die als Produktivität jedoch wieder herein. Was hast du für einen Eindruck von den Hoteliers, die du kennengelernt hast? Ehrlich gesagt, bin ich erstaunt, wie gut die Hoteliers informiert sind. Es sind sehr interessante und innovative Leute, die etwas verändern wollen und auch technik- affin sind. Viele haben einen Fokus auf Lean- Management, d.h. sie wollen klar strukturieren. Ihnen ist ein schlankes Management mit vereinfachten und automatisierten Prozessen wichtig. Aber auch der Gast wird nicht vergessen. Hoteliers verstehen, dass Technik nicht im Widerspruch zum Gastgeben steht, sondern sich ergänzen muss. Unsere Anwendung an sich ist sehr intuitiv. Wenn du schon einmal mit einem Tablet im Internet warst, dann kannst du auch unser cloud-basiertes PMS bedienen. Kannst du etwas zu den Kosten von euren Produkten sagen? Du kannst Pakete schnüren und die zahlst du monatlich pro Zimmer:

• Pure 4€
• Distribution 9€
• Guest Journey 14€
• Enterprise 25€

Die Pakete bauen aufeinander auf, schau es dir doch einfach mal auf unserer Webseite an. In den Preisen ist der Support inbegriffen. Cloud-basierte PMS sind günstiger als klassische Systeme, weil du jederzeit kündigen kannst, keine Hardware Installation, keine Wartungskosten und automatisierte kostenfreie Updates hast. Wer sind eure Mitbewerber? Es gibt europaweit einige Mitbewerber die auch ein cloud-based PMS anbieten. Der Markt ist aber groß genug für alle.  Wie geht es weiter mit hetras? Momentan nehmen wir gerade die 28 Häuser einer schottischen Hotelgruppe namens Village live. Die haben z.B. auch unsere mobile App integriert. Dann wollen wir uns dieses Jahr noch weiter im EU Raum ausbreiten und auch größere Hotelketten mit 50-100 Häuser integrieren. Im nächsten Jahr expandieren wir dann nach USA und China. Dafür suchen wir Mitarbeiter. Liebe Astrid, dafür viel Erfolg. credits: Bilder von hetras mit freundlicher Genehmigung. Video: YouTube